Kontingenčná tabuľka je v podstate spôsob, ako extrahovať údaje a prezentovať ich v čitateľnej forme. Kontingenčné tabuľky sú skvelým spôsobom, ako interogovať údaje a vytvárať tabuľky s informáciami, ktoré je možné aktualizovať pri zmene nespracovaných údajov!
Pracovný príklad: potrebujete tabuľku, ktorá ukazuje nasledujúce:
- Koľko pozícií (skutočných FTE) máte celkovo
- Rozdelené podľa názvu pozície
- Rozdelené podľa stavu zamestnanosti (trvalé/dočasné/príležitostné)
Keď máte nespracované údaje, vytvoríte kontingenčnú tabuľku pre svoje nespracované údaje:
- Na paneli s nástrojmi vyberte Údaje> Kontingenčná tabuľka a zostava kontingenčného grafu…
- Kliknite na Ďalej
- Skontrolujte, či sú údaje, ktoré chcete zahrnúť do kontingenčnej tabuľky, zvýraznené v priečinku Rozsah
- Kliknite na Ďalej
- Ak chcete, aby sa vaša kontingenčná tabuľka zobrazovala v novom hárku (karte), kliknite na tlačidlo Dokončiť. V opačnom prípade, ak si želáte, aby sa zobrazovalo v rovnakom pracovnom hárku (tj. - pod údajmi), kliknite na Existujúci pracovný hárok, vyberte prvú bunku za údajmi a potom kliknite na tlačidlo Dokončiť
Mala by sa objaviť kostra kontingenčnej tabuľky.
Ak nie je zobrazený zoznam polí kontingenčnej tabuľky (zobrazený vpravo hore), budete ho musieť otvoriť:
- Pravým tlačidlom myši kliknite na panel s nástrojmi (kdekoľvek na štvorci nižšie):
- Vyberte Kontingenčná tabuľka.
- Kliknite Zobraziť zoznam polí
- Polia by teraz mali byť v zobrazení a môžete box potiahnutím doprava zamknúť na mieste.
- Presuňte nasledujúce polia do oblastí: SKRYTÁ OBLASŤ FILTRA: Žiadny
OBLASŤ SEPARÁTORA STĹPCA: Typ polohy
OBLASŤ SEPARÁTORA RIADKU: názov pozície
OBLASŤ ZÁKLADNÝCH ÚDAJOV: Skutočné FTE
- Ak chcete zmeniť základné pole na súčet, kliknite pravým tlačidlom na pole (zakrúžkované nižšie):
Vyberte Nastavenia v teréne…
Vyberte Sum.
Kliknite Číslo…
Vyberte Číslo a 2 desatinné miesta potom kliknite na tlačidlo OK.
Údaje sa mali zmeniť na desatinné miesta.
- Ak chcete zmeniť poradie stĺpcov typu pozície: Kliknite pravým tlačidlom na Neformálne> Objednať> Presunúť na koniec
Teraz máte hotovú tabuľku so stĺpcami v poradí Permanent, Temporary, Casual.
 |  |
Ďalším krokom je pretiahnutie polí, ktoré potrebujete, do oblastí tabuľky na vytvorenie tabuľky. Štruktúra kontingenčnej tabuľky je nasledovná:
Typické využitie oblastí:
SKRYTÁ OBLASŤ FILTRA: Aktuálne financovaný filter pozícií
OBLASŤ SEPARÁTORA STĹPCA: Typ pozície, typ zamestnania, základ zamestnanosti, klasifikácia
OBLASŤ SEPARÁTORA RIADKU: Organizačné jednotky, umiestnenia, názvy pozícií
OBLASŤ ZÁKLADNÝCH ÚDAJOV: Účty zamestnancov, FTE
Kontingenčná tabuľka by mala vyzerať takto:
Všimnite si, že základné údaje sú predvolene pre „počet skutočných FTE“. To znamená, že každá pozícia bola započítaná ako 1 bez ohľadu na hodnotu FTE. Ak by základné pole bolo Počet ľudí, bolo by to správne (pretože všetky hodnoty by boli 1), sú to však hodnoty FTE a vyžadujú súčet, nie počítanie.
V týchto dvoch tutoriáloch (dvoch častiach) sa naučíte niekoľko skvelých tipov týkajúcich sa kontingenčných tabuliek:
1) Vyplnenie prázdnych hodnôt nulami:Kliknite pravým tlačidlom myši na pole základných údajov (zakrúžkované nižšie)
Vyberte Možnosti stola… Do prázdnych buniek napíšte 0 (ukážte (v krúžku))
Kliknite na tlačidlo OK.
Kontingenčná tabuľka by teraz mala nahradiť medzery nulami.
2) Ak chcete skryť stĺpec Celky:
Pravým tlačidlom myši kliknite na pole základných údajov (vyššie uvedený súčet skutočných FTE)
Vyberte Možnosti stola… Zrušte začiarknutie Celkový súčet za riadky (zakrúžkované nižšie)
Stĺpec súčtov mal byť teraz odstránený.
3) Ak chcete do kontingenčnej tabuľky pridať skrytý filter:Presuňte pole, ktoré obsahuje filter, do skrytej oblasti filtra údajov (tj. - Org unit unit 04)
Kliknutím na šípku nadol vyberte filter organizačnej jednotky. Vyberte požadovaný filter (tj. - Šport a rekreácia)
Kontingenčná tabuľka teraz zobrazuje iba tie polohy v organizačnej jednotke úrovne 04, Šport a rekreácia.
4) Zobrazenie iba vybraných názvov pozícií:
Kliknutím na šípku nadol vyberte názov pozície filter
Aby bol výber jednoduchší, presuňte zoznam smerom von, aby bolo viditeľných viac pozícií
Ak je v zozname veľa hodnôt a chcete iba niekoľko, začnite odškrtnutím Ukázať všetko (zobrazené nižšie) zrušíte výber všetkých hodnôt
Vyberte polohy, ktoré chcete v tabuľke zobrazovať. (tj. - Športovci a manažéri)
Kliknite na tlačidlo OK
Kontingenčná tabuľka by teraz mala obsahovať iba športovcov a manažérov.
5) Ak chcete zobraziť percentá typu polohy pre každú pozíciu:
Kliknite pravým tlačidlom myši na pole základných údajov (v tomto prípade „Súčet skutočných ekvivalentov plného pracovného času“)
Vyberte Nastavenia v teréne…
Kliknite Možnosti>>
Vyberte % riadku pre Zobraziť údaje ako
Kliknite na tlačidlo OK.
Poznámka: V tomto zozname sú tiež možnosti pre % stĺpca a % z celkového počtu pričom ten druhý je veľmi užitočný.
Kontingenčná tabuľka teraz zobrazuje percentá, ale pre riadky, ktoré nemajú žiadne polohy, môžu existovať chybové hodnoty (pretože nemôžete deliť nulou!).
6) Ak chcete odstrániť chyby z kontingenčnej tabuľky:Kliknite pravým tlačidlom myši na pole základných údajov (v tomto prípade „Suma skutočných FTE“)
Vyberte Možnosti stola…
Zadajte 0 v Chybové hodnoty zobrazte box
Kliknite na tlačidlo OK.
Všetky chyby by teraz mali byť nahradené nulami.
